Шесть слагаемых управленческой безопасности

Служебные документы и деловые письма – это те рычаги, с помощью которых происходит процесс управления в организации. Они помогают сотрудникам выстраивать рабочие отношения, решать важные вопросы, добиваться развития и продвижения компании на рынке. Однако эти инструменты эффективны только при условии соблюдения сотрудниками норм управленческой безопасности.

Что такое управленческая безопасность

Условия, при которых профессиональная деятельность сотрудника требует от него особых знаний и навыков для участия в процессе управления организацией, обозначают управленческую безопасность. Она предполагает соблюдение сотрудниками определенных правил и защиты особо важных сведений, содержащихся в переписке и других документах.

Для hr-специалиста это могут быть требования к оформлению кадровой документации и обеспечение конфиденциальности персональных данных из личных дел сотрудников. Для секретаря – правила работы с документацией и соблюдение закрытости информации, касающейся высшего руководства компании. Для архивиста – порядок формирования архивных дел и гарантирование сохранения государственной, коммерческой и других видов тайн, содержащихся в архивных документах. Таким образом, управленческая безопасность важна для работников кадровых служб, служб делопроизводства, специалистов по архивному делу, помощников руководителей, секретарей и др.

Для каждой из перечисленных специальностей существует своя методическая база для подготовки.
Сервис online.olimpoks.ru предлагает электронные учебные курсы по различным отраслям профессиональной деятельности.

1. Делопроизводство

В основе курса «Подготовка и проверка знаний работников по документационному обеспечению деятельности организации (делопроизводитель)» лежит нормативная база, описывающая порядок работы с документами. Это правила ведения документооборота на всех его этапах – составления, оформления, отправки, обработки, регистрации и хранения документов. Помимо вопросов документирования курс включает информацию по организации работы служб документационного обеспечения управления и регулированию ее деятельности.

2. Кадровое дело

Каждый шаг в работе специалиста по кадрам связан с документацией. Завести личное дело на нового работника, оформить трудовую книжку, организовать учет личного состава организации – эти и многие другие вопросы включены в курс «Подготовка и проверка знаний работников кадровой службы организации».

Вы сможете изучить правовые основы документирования и регулирования трудовых отношений в России, порядок организации работы кадровых служб и труда на предприятиях. Отдельная тема для подготовки кадровиков – развитие персонала: его адаптация, аттестация, обучение, мотивация и карьерный рост.

3. Секретарское дело

Секретари и помощники руководителя являются голосом и лицом организации. Ведь именно с них многие контрагенты и партнеры начинают строить взаимоотношения с компанией. В ходе общения с административно-хозяйственным персоналом у собеседников складывается первое впечатление об организации и ее профессионализме, поэтому требования к секретарям очень высоки.

Документационное и информационное сопровождение деятельности руководителя, организация приема посетителей и деловых встреч, совещаний и командировок – вот далеко неполный список должностных обязанностей ассистентов руководителей. Правила их исполнения входят в программу курса «Подготовка и проверка знаний работников по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации (секретарь руководителя, помощник руководителя»).

4. Архивное дело

На сотрудников архива возложены задачи хранения документов, их учета, комплектования и использования в компании. Курс «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу» знакомит с нормами и особенностями содержания документов в архивах организаций. Вы сможете проверить себя в таких вопросах, как формирование и оформление дел, составление описи документов, проведение экспертизы их ценности и т. п. Не менее важный вопрос, рассматриваемый в рамках данной программы – ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.

Для архивистов организаций, передающих документы в архивные учреждения, разработан учебный курс «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов». Здесь отдельное внимание уделяется изучению порядка передачи бумажных и электронных документов на постоянное хранение, срокам и особенностям хранения документов по личному составу, ведению государственного учета документов организации.

5. Стандартизация управления документами

Эффективный документооборот невозможен без стандартизации управления документами. Ее инструменты – технические регламенты, стандарты, нормы в области стандартизации и общероссийские классификаторы – помогают руководителям и специалистам упорядочить и систематизировать свою работу.

Курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по стандартизации управления документами» поможет максимально упростить процесс работы с документацией путем систематизации данных и использования соответствующих технологий.

Как создать систему управления документами в организации, наладить обмен электронными сообщениями между разными системами управления документами, обеспечить сохранность электронных документов – эти и многие другие вопросы рассмотрены в курсе.

6. Официально-деловое общение

Для всех специалистов, деятельность которых связана с документацией и ведением деловой переписки, формальным и неформальным общением с клиентами, разработан курс «Основные правила русского языка для работников организаций». Он содержит нормы русского языка, которые пригодятся в составлении служебных документов и деловых писем, разъяснении сложных узкоспециализированных вопросов. Желаете повысить свою значимость в глазах клиентов и партнеров? Непрерывно изучайте русский язык, его возможности безграничны.

Как использовать

Получить доступ к курсам по управленческой безопасности можно с персонального компьютера или через одноименное мобильное приложение, доступное в Google Play или App Store. Выбрав курс, предлагаем Вам проверить себя путем пробного теста. Определившись с уровнем знаний, Вы можете приступить к детальной подготовке – изучить методические материалы и ответить на контрольные вопросы. Оценить степень усвоения учебного материала можно посредством итогового экспресс-тестирования.